Haciendo presentaciones presentables

Donde comento algunas pautas que facilitan la supervivencia del orador y la salud del público

Por aquello de cambiar de tema, hoy les comentaré algunas cosas sobre la presentación de ponencias y proyectos, o la defensa de la tesis doctoral mediante presentaciones tipo PowerPoint o similares. Vistas y hechas unas cuantas, reparo en que hay una serie de problemas que se presentan una y otra vez con más persistencia que las leyendas urbanas. Y es que conocemos más las leyes de la termodinámica que las directrices básicas universales que, como en “Piratas del Caribe” se dice y su propio nombre indica, no son reglas, sólo directrices. Y sin más, paso a presentarles las 5 DBU que deben observar:

DBU1: modera tu creatividad. Si eres hombre ya sabemos que ves unos 7 u 8 colores, 70-80 si eres mujer, pero en ningún caso estás obligado a usarlos todos. Tampoco es necesario explotar una docena de tipos de letra ni variar su tamaño desde los 10 puntos hasta los 40.
DBU2: tus oyentes no son batracios. Al menos no todos, la mayoría ve bien tanto lo que se mueve como lo estático. Consecuentemente no pongas animaciones ni efectos en el texto ni en el sonido. Los párrafos volantes y las ráfagas sónicas son para la Guerra de las Galaxias, no para que te comuniques mejor con tu público.
DBU3: casi nadie lleva catalejo a las presentaciones. También es razonable suponer que no todos los asistentes son daltónicos: usa letras de un tamaño legible y evita las estridencias; si pones texto verde sobre fondo rosa deberías tener una poderosísima razón para ello (y no la tienes).
DBU4: debes suponer que tus oyentes también saben leer. Las diapositivas están para servir de guía de los hitos de la exposición: no incluyas mucho texto ni se te ocurra leer los textos de la pantalla, eso ya sabe hacerlo el público.
DBU5: tus oyentes son listos pero no tanto. Nadie puede captar nada a un ritmo de 15 diapositivas por minuto, deja los efectos estroboscópicos para las discotecas y videoclips. Calcula el número de diapositivas respecto del tiempo disponible. Nunca dejes una diapositiva en pantalla menos de 15 segundos, siempre hay algo que decir de ella (y si no, quítala). Mi tasa es de unas 20 diapositivas/hora.

Traducidas estas directrices a fórmulas concretas, la cosa quedaría más o menos así:
Sobre las formas:

1. Estructura tus textos en niveles: un mínimo de 17-18 puntos para el texto de nivel 1 y de 15-16 para el nivel 2. No he tenido nunca necesidad de usar un tercer nivel. Uso cuadros de texto independientes para funciones diversas, como notas al pie, pies de figuras, direcciones web, referencias, etc. No bajes nunca de 15 puntos porque no va a ser legible por toda la sala.
2. Evita los efectos visuales y sonoros. Como mucho, pasa de una diapositiva a otra con un fundido discreto.
3. Tus oyentes no llevan gafas de sol: como estás en una sala sin mucha luz usa fondos oscuros y letras claras a menos que quieras que todos acaben con dolor de cabeza. Yo he acabado por usar fondo negro.
4. No uses más de tres colores en el texto. Yo utilizo, sobre el fondo negro, texto básico blanco. Si quiero destacar algunas palabras uso un amarillo pálido. A veces uso cuadros de texto para funciones especiales en tono naranja.
5. Usa letras “sans serif”, son simples y se ven bien. A mí me gusta el tipo Tahoma que, además, está por defecto en todos los ordenadores que usen Windows. No uses efectos de sombra ni de relieve ni tampoco uses itálicas (se representan muy mal en pantalla). Si usas fuentes raras acuérdate de “incrustarlas” en la presentación o te encontrarás con serios problemas. Por favor, no uses la Comic Sans (es una cuestión religiosa).
6. Usa correctamente los símbolos de las unidades: diez metros se escribe 10 m (sin punto después de la eme), no 10 mts; usa los prefijos bien: 1 km, no 1 Km…
7. No pegues las imágenes originales directamente en la diapositiva porque tu presentación alcanzará tamaños inmanejables: cambia su tamaño para que tengan los píxeles adecuados a la proyección. Reduce los colores a 256, ni siquiera ellas ven más.
8. Usa gráficos completos pero minimalistas. Puedes explicarlos durante el tiempo necesario; no olvides identificar los ejes y poner las unidades. Usa líneas discretas para organizar la diapositiva en zonas si es necesario.
9. Una diapositiva no debe tener más allá de una docena de líneas de texto, la gente no puede leer durante dos minutos mientras tú hablas. La lectura de una diapositiva debe poder hacerse en unos pocos segundos; luego tú desarrollarás los contenidos con detalle.
10. No te cortes: usa pizarra. Si lo haces bien es un recurso magnífico para explicar procesos. Eso sí, prepara tus pizarras con el mismo cuidado que las diapositivas.

Sobre tu conducta:

1. No leas los textos de la pantalla.
2. Si el asunto es importante (una tesis doctoral, por ejemplo) ensaya pero no demasiado, tres o cuatro veces como máximo. La primera saldrá mal, las otras mejor y la exposición definitiva mejor que cualquiera de las anteriores.
3. Improvisa (dentro de un orden), no olvides que tú eres el que más sabes de lo que estás exponiendo (y si no, retírate). La lectura de un guión hace muy mal efecto.
4. No uses puntero láser a menos que tengas el pulso de Billy “El Niño”, normalmente no es necesario y todavía recuerdo una tesis donde el doctorando (saludos Álvaro) parecía más un espadachín de La Guerra de las Galaxias que un pacífico botánico.
5. No tengas prisa, explica las cosas bien y con tranquilidad, que la gente ha ido a escucharte y merece una exposición reposada.
6. Evita cosas como “bueno, no se ve muy bien pero…”, “esta dispositiva en realidad no es muy importante” o “no sé si me han entendido”. Si no se ve bien es porque está mal hecha, si no es importante deberías haberla quitado y si no te entienden es porque te has explicado mal, prepáralo mejor.

Si este rollo les ha parecido interesante recuerden que hay una entrada sobre 10 reglas básicas para terminar la tesis doctoral. Ya contarán sus experiencias.